На схеме контура управления показано, что после сравнения текущих результатов исполнения с запланированными, имеются три варианта действий:

Рассмотрим эти возможности поочередно.

Продолжение без изменений

Данный вариант выбрать не так легко, как может показаться на первый взгляд. Вполне возможно, что мониторинг выявил невыполнение запланированных мероприятий, но существуют дополнительные соображения, показывающие, что лучший вариант - продолжение без изменений. С другой стороны, этот вариант может быть выбран необоснованно, например, из склонности принимать желаемое за действительное или из-за нежелания поднимать "трудные" вопросы. Разумеется, если цель близка, нет никакого смысла менять что-то.

Например:

• на данный момент отставание невелико, и вмешательство, если оно действительно потребуется, можно осуществить позднее;
• любое вмешательство может ухудшить положение;
• в данный момент изменение целей или норм невозможно (например, если они были объявлены публично или свыше);
• необходимо предварительно выяснить причины отставания.

Осуществление корректирующих действий

Корректирующие действия могут быть следующими:

• привлечение дополнительных ресурсов (финансовых, кадровых и т.д.);
• приказ переделать работу заново или улучшить уровень исполнения отдельным участникам процесса;
• непосредственное личное участие руководителя в разрешении трудностей;
• изменение процедур и методов работы;
• организация дополнительного обучения для части персонала (курсы, семинары и т.п.);
• изменение распределения участников и видов деятельности, работ (чтобы привлечь квалифицированных исполнителей).

Пересмотр запланированных мероприятий или целей

Необходимость в пересмотре плана работы или целей может возникнуть в следующих случаях:

• изменившиеся обстоятельства делают планы или цели нереалистичными;
• работа персонала не вызывает нареканий, но установленные планы (или цели) не могут быть выполнены (или достигнуты) в оставшееся время, возможно, из-за непредвиденных осложнений;
• планы или цели с самого начала были нереалистичными: потребности во времени и ресурсах серьезно занижены или завышены.

Если видно, что планы нереалистичны и их следует пересмотреть, то в первую очередь надо оценить, не возникнет ли в результате изменений больше проблем, чем при сохранении прежнего положения.

Например, не получится ли, что, пересмотрев планы или цели, Вы, как руководитель

• спровоцируете неприятие людьми как новых, так и старых норм или целей;
• поощрите людей игнорировать в будущем любые планы и цели, установленные Вами;
• лишите людей хорошего стимула, каковым являлись старые планы или цели, пусть даже и недостижимые;
• вызовете у людей, самоотверженно трудившихся, ощущение, что они напрасно потратили силы;
• установите новые планы и цели, не менее нереалистичные, чем старые;
• породите у людей комплекс неполноценности и т.д.

Этот список можно продолжить. Самое важное при изменении планов или целей - продумать последствия изменений и спрогнозировать развитие событий и дальнейшую деятельность.

Резюме

Практика свидетельствует о том, что объективные условия требуют постоянной корректировки, уточнения планов. Только при таком условии возможна успешная реализация запланированного. Для эффективной реализации планов и программ необходимо осуществлять постоянный контроль за работой всех участников процесса.

Мониторинг - не только основа отслеживания курса движения к целям, но и механизм корректировки целей и путей их достижения. Всякие существенные изменения во внешней и внутренней среде обязательно ведут к изменению планов. С этой точки зрения, мониторинг - не только процесс выявления отклонений от планов, но и основа для их пересмотра. Это, с одной стороны, средство минимизации отклонений, а, с другой - путь выявления ошибок в самих целях, планах, нормах, установленных администрацией образовательного учреждения.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ:

ЗАДАНИЕ 1.

Данное задание призвано помочь руководителю оценить, как организован контроль в оперативном планировании в Вашей организации, а также закрепить знания о контуре управленческого контроля.

Опишите контрольные функции, входящие в Ваши обязанности, как руководителя организации (подразделения).

Объектом контроля могут быть заместители, педагогические работники, обучающиеся, образовательный процесс, в котором они участвуют, где каждый выполняет свои функции и осуществляет свою деятельности: управленческую, педагогическую, учебную.

Выберите в качестве примера серьезную задачу или важный вид деятельности, где необходим контроль, и кратко опишите их.

________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

Теперь ответьте на приведенные ниже вопросы 1-6 применительно к своему примеру. Если вы обнаружите, что какой-либо элемент контроля отсутствует, напишите кратко, что следовало бы сделать.

1. Какие планы исполнения установлены?
   _____________________________________________________________
   _____________________________________________________________
   
2. Как были установлены эти планы?
   _____________________________________________________________
   _____________________________________________________________
   
3. Как часто результаты работы измеряются и сравниваются с нормами?
   _____________________________________________________________
   _____________________________________________________________
   
4. Кто принимает решения о необходимости корректирующих действий?
   _____________________________________________________________
   _____________________________________________________________
   
5. Какие корректирующие действия могут быть осуществлены в случае необходимости?
   _____________________________________________________________
   _____________________________________________________________
   
6. Кто получает обратную связь о своей работе, как и когда?
   _____________________________________________________________
   _____________________________________________________________

Если Вы испытывали затруднения при выполнении данного задания, то причиной этого могло быть либо недостаточное понимание Вами контура управленческого контроля, либо неэффективная организация контроля в Вашей организации.

ЗАДАНИЕ 2.

На основании собственного опыта работы в роли руководителя перечислите мотивирующие факторы, которые следует учитывать при разработке планов, мониторинге деятельности и при вмешательстве в работу подчиненных

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________

Наш список выглядит следующим образом:

• Люди работают в организациях для удовлетворения своих собственных потребностей, и эти потребности могут сильно различаться.
• На людей влияют меры морального и материального вознаграждения, удовлетворение от работы и применяемые санкции, причем в большинстве случаев вознаграждения и удовлетворение от работы более действенны, чем страх перед наказанием.
• Эффективность вознаграждений и санкций быстро снижается по мере роста промежутка во времени между деятельностью и обратной связью, к тому же и причинно-следственная связь между ними становится менее очевидной.
• Мотивация к работе будет низкой, если слаба связь между прилагаемыми усилиями и результатами работы, например, мероприятий проведено много, одни члены коллектива участвовали, а другие - нет, в результате, организация в целом по показателям не на лучшем счету.
• Участие исполнителей в планировании, в установлении норм обычно способствует выполнению планов и нормативных показателей.
• Цели должны восприниматься как желаемые и достижимые: их достижение не должно казаться слишком трудным одним людям и слишком легким - другим.
• Важно обеспечить, чтобы каждый исполнитель был способен достичь требуемых результатов.

ЗАДАНИЕ 3.

Как часто Вы используете разные способы получения информации для мониторинга в планировании и измерения результатов исполнения